Phần mềm khai báo bảo hiểm xã hội (BHXH) giúp doanh nghiệp thuận tiện khai báo BHXH online trên nền tảng công nghệ hiện đại, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Hiện nay, nhu cầu kê khai BHXH – bảo hiểm xã hội – của doanh nghiệp đang ngày càng tăng. Doanh nghiệp sử dụng lao động và đóng BHXH cho lao động là một trong những điều luật bắt buộc của nhà nước Việt Nam. Song song với chấp hành quy định, các phần mềm khai báo BHXH cũng được các doanh nghiệp quan tâm. Chọn đúng phần mềm sẽ mang lại nhiều lợi ích tích cực đến doanh nghiệp.
Phần mềm khai báo BHXH có tên đầy đủ là phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử. Đây là tên gọi dùng chung cho các phần mềm có chức năng hỗ trợ kê khai và nộp hồ sơ BHXH. Tất cả các thủ tục sẽ được thực hiện thông qua hệ thống điện tử có kết nối với hạ tầng internet.
Thông qua phần mềm BHXH online, các doanh nghiệp hay các cá nhân có thể dễ dàng thực hiện được các vấn đề kê khai BHXH. Không cần phải đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm xã hội để thực hiện theo cách truyền thống.
Hiện nay, xu hướng chọn kê khai BHXH điện tử đang ngày càng được người dùng quan tâm. Chọn lựa sử dụng phần mềm được xem trọng trong giai đoạn chuyển đổi số 4.0. Đây chính là một trong những cải cách tiến bộ của thủ tục hành chính nhà nước. Nhờ có các phần mềm này, doanh nghiệp cũng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều trong việc kê khai, nộp BHXH.
Cùng với sự phổ biến của các phần mềm kê khai BHXH, thì hiện nay cũng có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm. Có nghĩa là doanh nghiệp có thể tùy chọn các phần mềm khác nhau, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, vì có quá nhiều phần mềm BHXH trực tuyến nên việc chọn phần mềm nào cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Để có một phần mềm an toàn, thuận tiện sử dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc chọn theo các tiêu chí dưới đây:
Điều đầu tiên, bắt buộc mọi doanh nghiệp phải lưu ý. Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội phải được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ IVAN. Đây là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Họ đã được BHXH Việt Nam ký hợp đồng để cung cấp các giải pháp về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.
Vì vậy, chỉ có sử dụng các phần mềm trong hệ thống này thì mới hợp lệ và dữ liệu được BHXH chấp thuận.
Tùy vào mỗi phần mềm sẽ có thiết kế riêng. Phần mềm được thiết kế trực quan, đơn giản dễ sử dụng sẽ giúp người dùng dễ dàng làm quen và tiếp cận hơn.
Phần mềm nên được thiết kế thân thiện, dễ nhìn. Dung lượng nhỏ gọn có thể cài đặt vào nhiều dòng máy tính có cấu hình khác nhau. Vì hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các loại máy tính đời cũ. Nếu phần mềm dung lượng lớn sẽ gây quá tải cho máy và rất khó để sử dụng.
Một điểm nữa chính là tính năng. Một phần mềm hữu ích cần phải đảm bảo được các tiện ích phù hợp nhất. Khi đó, đảm bảo người dùng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác kê khai, nộp hồ sơ, lưu trữ, kiểm tra… thật nhanh chóng và tiện lợi theo nhu cầu riêng của mình.
Ngoài 2 tiêu chí trên, thì phần mềm khai báo BHXH cũng cần phải đảm bảo tính bảo mật. Đây là một trong những tiêu chí đặc biệt quan trọng. Các thông tin trên phần mềm phải đảm bảo an toàn, không rò rỉ. Phần mềm cam kết không để lộ thông tin cho bên thứ 3. Khi đó, các thông tin người lao động được nhập lên đó cũng sẽ có được tính bảo mật toàn diện và chỉ những ai được phân quyền mới có thể xem và điều chỉnh được.
Ngoài ra, chọn phần mềm kê khai BHXH trực tuyến, cũng cần lưu ý về sự hỗ trợ của nhà cung cấp. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ giải đáp và hướng dẫn người dùng trong mọi trường hợp. Họ cũng sẽ giúp cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm chi tiết.
Do đó, tốt nhất là nên chọn các phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp và uy tín. Một số phần mềm được ưa chuộng hiện nay như EFY-eBHXH, eBH, vBHXH, TS24, phần mềm BHXH của VNPT được xem là những cái tên nổi bật mà doanh nghiệp có thể an tâm chọn lựa.
Trước đây, khi cần kê khai BHXH, doanh nghiệp buộc phải đến trực tiếp cơ quan thuế để thực hiện. Với bảo hiểm xã hội điện tử, sẽ có rất nhiều những ưu điểm vượt trội. Khi kê khai qua mạng, doanh nghiệp sẽ nhận được hàng loạt lợi ích:
Các thủ tục kê khai BHXH sẽ được thực hiện thông qua mạng internet. Như vậy, dù ở bất cứ đâu, thì bạn cũng có thể kê khai được BHXH. Đây là một ưu điểm rất lớn. Nó hỗ trợ rất nhiều cho các công ty có trụ sở ở xa Bảo hiểm xã hội. Nó cũng giúp tiết kiệm tối đa thời gian đi lại, chờ đợi. Cả chi phí và công sức đều được giảm tải, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận hành.
Khi thực hiện kê khai BHXH bằng phần mềm, gần như các hồ sơ đều được thiết lập và doanh nghiệp chỉ việc điền theo mẫu có sẵn. Như vậy, các hạn chế, sai sót trong quá trình lập hồ sơ cũng sẽ được giảm thiểu đáng kể.
Trong quy trình làm việc thông thường, áp lực công việc dồn lên cả người kê khai và cơ quan BHXH. Tong khi đó, với việc sử dụng phần mềm khai báo BHXH, cả 2 bên đều sẽ giảm tải được khối lượng công việc. Vấn đề nhân sự cũng được giảm tải. Phái BHXH cũng nhanh có kết quả trả lại cho người kê khai, giúp các bên đều dễ dàng hơn trong việc đạt được các mục đích của mình.
Thay vì phải chầu chực ở cơ quan BHXH để lấy kết quả, trình giấy hẹn, phải có đủ giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, ủy quyền… Với hình thức kê khai trực tuyến, doanh nghiệp cũng sẽ được trả kết quả tự động thông qua hệ thống phần mềm. Vì vậy, trong mọi trường hợp, kể cả hồ sơ thiếu sót cần bổ sung thì cũng vô cùng thuận tiện. Thời gian làm việc được tinh gọn đi rất nhiều lần.
Toàn bộ hồ sơ, giấy tờ và dữ liệu đều sẽ được lưu trữ trên phần mềm khai báo BHXH. Vì vậy, chỉ vài thao tác đơn giản là doanh nghiệp có thể truy xuất được. Hồ sơ sẽ được quản lý và tra cứu theo cách nhanh nhất.
Với phần mềm, doanh nghiệp sẽ nắm được hồ sơ nào đã có kết quả, hồ sơ nào cần bổ sung. Công tác đối chiếu, kiểm tra và quản lý cũng thuận tiện, nhẹ nhàng, an toàn và bảo mật tốt hơn so với việc lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống.
Không chỉ doanh nghiệp, người lao động cũng dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các phần mềm BHXH. Tại đây, bên cạnh chức năng khai báo thì phần mềm cũng có hàng loạt các thông tin, quy chế về BHXH. Tất cả các thông tin luôn được cập nhật mới nhất, đầy đủ và chi tiết. Nhờ đó, bất cứ ai cũng có thể tìm kiếm được các thông tin hữu ích theo nhu cầu của mình.
Càng ngày, các lợi ích của việc sử dụng phần mềm khai báo BHXH càng được khẳng định. Thủ tục giao dịch qua mạng sẽ được rút ngắn rất nhiều so với việc thực hiện các phương thức giao dịch truyền thống. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp nên cân nhắc chọn lựa một phần mềm an toàn, hiệu quả, nhằm tối ưu được hiệu quả làm việc.
Thế giới luôn thay đổi, chúng ta luôn phải tìm hiểu và học hỏi những điều mới lạ, đó là lý do mình tạo ra newsletter này. Hưng sẽ không chỉ chia sẻ với bạn hiểu biết của mình, mà còn đưa đến bạn những thông tin công nghệ thú vị, kiến thức hữu ích.
*Từ chối nhận email bất kỳ lúc nào.
Copyright © 2023 Lại Hưng.
