Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả công việc, tích hợp đa nền tảng vào một ứng dụng và thuận tiện quản lý từ xa.
Khi điều hành một doanh nghiệp hay một cửa hàng, bất cứ người chủ nào cũng mong muốn tối ưu được hiệu suất công việc cũng như thời gian. Tuy nhiên, không phải ai cũng có được kỹ năng quản lý công việc tốt nhất. Chính vì vậy, các phần mềm quản lý công việc ra đời. Nó mang đến nhiều tính năng hữu ích, thực sự là cứu tinh cho nhiều chủ shop, chủ doanh nghiệp. Tìm hiểu 7 lợi ích từ phần mềm, bạn sẽ hiểu được vì sao nó ngày càng phổ biến và được ưa chuộng.
Phần mềm quản lý công việc là những phần mềm ứng dụng công nghệ hiện đại. Nó được phát minh với mục đích mang đến cho các cá nhân, tổ chức có được kế hoạch công việc vụ thể và toàn diện nhất.
Có 3 xu hướng sử dụng phần mềm này:
Không chỉ lập kế hoạch công việc, phần mềm quản lý công việc còn có nhiều tính năng khác. Nó có thể được thiết lập để thêm nhiều người vào. Từ đó, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người, nhắc nhở họ, báo cáo kết quả… Các dữ liệu trên phần mềm có thể upload lên với khối lượng khổng lồ. Tuy nhiên, mọi thứ đều có thể được sắp xếp vô cùng khoa học, thuận tiện, dễ tra cứu và dễ tìm khi cần.
Bất cứ phần mềm quản lý công việc nào đều có những tính năng ưu việt của nó. Hiện nay, các phần mềm này đang trở thành công cụ quan trọng với các doanh nghiệp. Đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số trở thành nhu cầu như hiện nay.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn có nên sử dụng không, 7 lợi ích dưới đây chắc chắn sẽ giúp bạn đưa ra được quyết định đúng nhất:
Một nhân viên muốn làm việc giỏi không chỉ đơn giản là kinh nghiệm, trình độ hay tố chất. Bạn cần phải cung cấp cho họ các công cụ làm việc hiệu quả. Ví dụ như, họ cần phải có phần mềm chăm sóc khách hàng. Kỹ năng chăm sóc kết hợp với phần mềm sẽ giúp nhân viên không bỏ sót bất cứ khách hàng nào. Từ đó, đảm bảo mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Khi có phần mềm và được sắp xếp quy trình làm việc hợp lý, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn. Điều này không chỉ ý nghĩa với doanh nghiệp. Với nhân viên, khi công việc được giải quyết đơn giản hiệu quả, họ cũng có động lực làm việc hơn. Tinh thần cống hiến được nâng cao.
Từ đó, họ cũng làm việc có trách nhiệm hơn. Mọi việc đều được giải quyết theo cách đơn giản nhất. Nhân viên sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và hiệu suất công việc được cải thiện đáng kể.
Với các thông tin được thống kê thủ công, rồi chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác, tất yếu có thể sẽ có sai sót nhất định. Khi đó, bạn không chỉ mất thời gian tìm kiếm và chỉnh sửa dữ liệu. Bạn còn đối mặt với tình trạng sai sót dữ liệu, thất thoát thông tin.
Tuy nhiên, với phần mềm quản lý công việc, bạn sẽ dễ dàng hệ thống được các thông tin và đông bộ chúng thông qua dữ liệu đám mây. Hoặc trên một công nghệ lưu trữ cụ thể mà phần mềm cung cấp. Các dữ liệu luôn nhất quán, không lo trùng lặp, dễ dàng điều chỉnh. Mọi lịch sử điều chỉnh và cập nhật đều được hệ thống lưu lại. Vì vậy, bạn không cần lo lắng thông tin bị chỉnh sửa hay thất thoát nữa.
Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn mở rộng quy mô. Hoặc khi có thêm nhân sự mới, họ đều có thể được cấp quyền vào phần mềm. Phần mềm có data lớn có thể thiết lập cho hàng nghìn người cùng lúc sử dụng.
Đây là một ưu điểm rất lớn khi sử dụng phần mềm quản lý công việc. Nhân viên được phân quyền trực tiếp trên phần mềm. Các hạng mục công việc, chỉ tiêu công việc, deadline đều được phân bố rõ ràng và chi tiết. Khi đó, nhân viên cũng có được sự chủ động khi làm việc.
Một phần mềm tối ưu khi quản lý công việc sẽ được đồng bộ nhiều hệ thống phòng ban của công ty. Từ phòng kế hoạch, bán hàng, kế toán, nhân sự… Tất cả từ giám đốc đến nhân viên đều có mặt trên phần mềm.
Khi đó, nhân viên có thể tự đều xuất công việc, xin nghỉ phép, góp ý kiến trên phần mềm. Từ đó, tiết kiệm rất nhiều cho doanh nghiệp và tối ưu được quy trình làm việc. Các báo cáo cũng có thể được thực hiện trên phần mềm và những ai được cấp quyền đều có thể vào xem.
Điều này rất có ý nghĩa. Mỗi nhân viên sẽ cảm thấy mình thực sự là một thành viên của công ty. Họ không cảm thấy lạc lõng, hay bị bỏ lại phía sau. Họ có thể xem xét được tình hình hoạt động của công ty. Từ đó, cũng tạo nên động lực cống hiến và nỗ lực để mang lại các giá trị tốt nhất.
Phần mềm sẽ có các tính năng hữu ích. Trong đó, giám sát công việc, danh sách công việc cần làm, đồng thời báo cáo tương ứng mang lại nhiều lợi ích.
Danh sách công việc luôn được thiết lập dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp. Các nhiệm vụ quan trọng sẽ được gắn biểu tượng ưu tiên. Từ đó, người điều hành sẽ biết được doanh nghiệp đang đi ở lộ trình nào. Đồng thời, có thể xem xét được nên khắc phục thế nào, cải thiện năng suất ở khâu nào. Từ đó, các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra cũng sẽ được bám sát và nhanh chóng đạt được mục đích nhất.
Đây cũng là một trong những lợi ích mà phần mềm quản lý công việc mang lại. Đặc biệt là với những doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn, nhiều phòng ban.
Việc có quá nhiều việc cần giải quyết có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót các chi tiết. Những công việc quan trọng không được thực hiện, có thể dẫn đến vi phạm pháp luật. Ví dụ như đóng thuế trễ hạn. Hoặc như các trường hợp chậm nộp phạt lỗi giao thông ở các công ty vận tải, logistic…
Những phần mềm hiện đại đều có đi kèm các tính năng tích hợp. Từ đó, nó phát cảnh báo hoặc nhắc nhở các rủi ro vi phạm quy định có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Nhờ đó,doanh nghiệp có thể tránh tối đa các phí phạt. Uy tín trước cơ quan chức năng vì vậy mà cũng được khẳng định hơn.
Lợi ích cuối cùng mà chúng tôi muốn đề cập. Nghe qua thì có vẻ phi lý nhưng đây là thực tế. Phần mềm quản lý công việc thường tích hợp tích năng để bạn giao tiếp với khách hàng. Hoặc nó tích hợp các phần mềm bán hàng để chăm sóc khách hàng trên mạng xã hội, khách hàng web… nhanh chóng nhất.
Khi thắc mắc của khách hàng được phản hồi nhanh, họ cũng sẽ có được trải nghiệm tốt nhất. Từ đó, khách hàng có thiện cảm với thương hiệu và thúc đẩy xu hướng mua hàng/ sử dụng dịch vụ.
Ngoài 7 lợi ích trên đây, phần mềm quản lý công việc còn mang đến rất nhiều tính năng tiện ích khác. Do đó, nó đã trở thành một trong những công cụ hữu ích để phát triển doanh nghiệp thời 4.0. Hiện nay, các phần mềm này rất đa dạng, nhiều nhà cung cấp. Thậm chí có cả các phần mềm miễn phí. Các bạn có thể tham khảo và dùng thử trước khi quyết định mua bất cứ một phần mềm nào.
Thế giới luôn thay đổi, chúng ta luôn phải tìm hiểu và học hỏi những điều mới lạ, đó là lý do mình tạo ra newsletter này. Hưng sẽ không chỉ chia sẻ với bạn hiểu biết của mình, mà còn đưa đến bạn những thông tin công nghệ thú vị, kiến thức hữu ích.
*Từ chối nhận email bất kỳ lúc nào.
Copyright © 2023 Lại Hưng.
